Software voor brandveiligheidsinspecties

Software voor brandveiligheidsinspecties

Wie regelmatig inspecteert, weet waar het in de praktijk op vastloopt. De opname zelf lukt meestal wel. Het uitwerken daarna kost de tijd: foto’s bij de juiste bevinding zoeken, locaties terughalen uit aantekeningen en uit een lange lijst gebreken een volgorde halen die je aan een opdrachtgever of bestuurder kunt uitleggen. Goede brandveiligheidsinspectie software neemt juist dat deel over.

Dat begint met vastleggen op locatie. Je wilt een bevinding noteren op het moment dat je ervoor staat, met foto en toelichting erbij, zonder achteraf over te typen. Daar hoort een koppeling met de plattegrond bij. Een open doorvoering “ergens boven het plafond op de tweede verdieping” vindt de aannemer niet terug. Een marker op de tekening wel.

Daarna komt de inhoud. De software moet aansluiten op de regelgeving waaraan je toetst, en dat is nu het Bbl. Een vragenlijst die nog op het Bouwbesluit leunt, levert extra vertaalwerk op. Dan de weging. Niet elk gebrek telt even zwaar, en een lijst waarin een ontbrekende sticker naast een falende brandscheiding staat, helpt niemand bij het kiezen. Je hebt een methode nodig die gebreken rangschikt en die je kunt verantwoorden.

De rapportage moet leesbaar zijn voor iemand die niet bij de inspectie was: wat is de stand van zaken, waar zitten de grootste risico’s en wat ligt voor de hand om te doen. Tot slot het overzicht. Een eigenaar of beheerder heeft zelden één gebouw. Inspectiesoftware voor brandveiligheid hoort de resultaten van meerdere gebouwen naast elkaar te zetten, zodat je budget en aandacht over de hele voorraad kunt verdelen.

Hieronder zie je hoe Brandcheck die eisen invult, te beginnen bij de inspectie zelf.

Brandcheck bestaat uit een online dashboard en een app. Een digitale brandveiligheidsinspectie volgt daarin een vast volgorde van zeven stappen. Voor het invullen is kennis van brandveiligheid nodig: de tool stelt de vragen, jij beoordeelt de situatie.

1. Zet het gebouw klaar in het platform. In het online platform beheer je gebruikers, gebouwen en brandveiligheidsscans. Je kiest het gebouw waar het om gaat en bepaalt wie de scan uitvoert.

2. Doorloop de vragenlijst. Brandcheck leidt je per gebouw door een vragenlijst. Je beantwoordt de vragen op basis van wat je ter plaatse aantreft. De opname verloopt daardoor bij elk gebouw op dezelfde manier en je slaat geen onderwerp over.

3. Leg bevindingen vast met foto’s. Bij elk antwoord kun je foto’s toevoegen. Een niet afgedichte doorvoering of een deur die niet sluit, fotografeer je direct. De foto hangt dan aan de vraag waar hij bij hoort, en niet in een losse map op je telefoon.

4. Zet een marker op de plattegrond. Op de digitale plattegrond markeer je de plek van de bevinding. Wie het gebrek later moet herstellen of controleren, ziet in één oogopslag om welke ruimte het gaat.

5. Voeg documenten en notities toe. Hoort er een tekening of een eerder rapport bij het antwoord, dan voeg je dat als document toe. In een notitie leg je vast waarom je tot je oordeel komt, zodat een ander het later kan volgen.

6. Bekijk de analyse. Na de laatste vraag volgt een analyse van de stand van zaken. De risico’s zijn ingedeeld in classificaties, zodat je ziet waar de zwaarste punten zitten.

7. Plan de opvolging. Het TBQ Platform kent taken toe en stuurt herinneringen voor terugkerende controles. Een bevinding blijft daardoor niet hangen in een rapport, en een periodieke controle komt op tijd weer in beeld.

Een inspectie levert een lijst op. Soms een handvol punten, vaak tientallen. Als brandveiligheidsadviseur weet je dat die punten niet gelijkwaardig zijn, maar leg dat maar eens uit aan een directie die een budget moet verdelen. Zonder weging wordt het al snel: alles oplossen, of beginnen met wat het goedkoopst is.

Brandcheck rekent de antwoorden uit de vragenlijst door met de risicobenadering van TNO. TBQ heeft de software samen met TNO ontwikkeld. Het rekenmodel doet twee dingen. Het laat zien welke tekortkoming het meest urgent is, en het laat zien welke oplossing het meest oplevert. Dat tweede is in de praktijk even bruikbaar als het eerste: je vergelijkt maatregelen op wat ze aan risico wegnemen.

De uitkomst is een indeling in classificaties. Je ziet per gebouw welke risico’s bovenaan staan en welke kunnen wachten. Dat verandert het gesprek met een opdrachtgever. Je presenteert geen lijst waarin hij zelf een volgorde moet aanbrengen, maar een prioritering waar een herkenbare methode achter zit.

Het rekenmodel is omgezet van het Bouwbesluit naar het Besluit bouwwerken leefomgeving. Je werkt dus met de regelgeving van nu en hoeft uitkomsten niet zelf te vertalen. In de software is daarnaast kennis van ISSO en NEN verwerkt. Wie de normtekst erbij wil hebben, vindt de NEN-normen in het TBQ Platform.

Eén kanttekening hoort erbij. Een risicoclassificatie is een hulpmiddel bij het stellen van prioriteiten. Ze is geen verklaring ddat een gebouw aan de regels voldoet en ze vervangt het oordeel van een deskundige of het bevoegd gezag niet. De uitkomst is zo goed als de opname waarop ze is gebaseerd.

Eén gebouw inspecteren is een project. Een portefeuille beheren is iets anders. Dan wil je weten welke gebouwen de meeste aandacht vragen, en niet alleen welk gebrek binnen één gebouw het zwaarst weegt.

In het online dashboard van Brandcheck beheer je gebouwen en brandveiligheidsscans. De resultaten bekijk je op vier niveaus: per organisatie, per locatie, per gebouw en per afdeling. Je zoomt in op één afdeling, of je zoomt uit en ziet hoe de hele gebouwvoorraad ervoor staat. Elke brandveiligheidsscan is met dezelfde vragenlijst en hetzelfde rekenmodel gemaakt, en dat maakt de uitkomsten onderling vergelijkbaar.

Dat helpt bij de keuzes die verder gaan dan één pand. Waar zet je het onderhoudsbudget van volgend jaar in? Welke locatie moet eerst? Met een vergelijkbaar beeld per gebouw onderbouw je die keuze tegenover bestuur, eigenaar of toezichthouder.

De organisatie is zelf eigenaar van het dashboard en van de verzamelde gegevens. Laat je de inspecties uitvoeren door een extern adviesbureau, dan blijven de resultaten bij jou. Ook als je later met een ander bureau werkt, blijft de historie van je gebouwen bij je eigen organisatie.

Brandveiligheid staat zelden los van de rest van het gebouwbeheer. Hoe Brandcheck in een bredere aanpak past, lees je op de pagina over gebouwcompliance met TBQ.

Bij de brandveiligheid van een gebouw zijn altijd meerdere partijen betrokken. De eigenaar is verantwoordelijk, de adviseur inspecteert en de brandweer of een andere toezichthouder wil weten of het op orde is. Vaak zit de informatie verspreid over rapporten en mailwisselingen en heeft iedereen een andere versie.

Van het TBQ Platform voor gebouwveiligheid nodig je externe partijen uit om mee te kijken. Dat kan een inspecteur zijn, of de brandweer. Zij kijken mee in dezelfde omgeving, zodat er één versie van de stand van zaken is en je geen rapporten heen en weer hoeft te sturen.

Dat past bij systeemgericht toezicht. De toezichthouder kijkt dan minder naar elk afzonderlijk gebrek en meer naar de vraag of de organisatie haar brandveiligheid aantoonbaar beheerst. Wie laat zien dat inspecties periodiek plaatsvinden, dat bevindingen worden gewogen en dat taken worden opgevolgd, voert een ander gesprek met het bevoegd gezag. Het oordeel blijft bij de toezichthouder. Jij levert het inzicht waarop dat oordeel kan steunen.

Brandcheck is bedoeld voor de partij die inspecteert en voor de partij die verantwoordelijk is voor het gebouw. Wat je eruit haalt, verschilt per rol.

Als adviseur of inspecteur breng je de vakkennis mee die voor het invullen nodig is. Brandcheck geeft je een vaste structuur voor de opname en legt het rekenmodel van TNO onder je advies. Foto’s, markers en notities staan al bij de juiste vraag, dus het ordenen achteraf vervalt. Je opdrachtgever krijgt een prioritering die hij kan volgen. Omdat hij eigenaar is van de gegevens, werk je bij een volgende ronde verder op wat er al ligt.

Als eigenaar of beheerder wil je weten waar je staat en waar je geld het meeste effect heeft. Je hoeft de inspecties niet zelf uit te voeren. Je laat ze doen door een adviseur of een eigen deskundige en volgt de resultaten in het dashboard, per locatie en per gebouw. Met taken en herinneringen houd je zicht op de opvolging en op controles die periodiek terugkomen. Zo bouw je een dossier op waarmee je laat zien hoe je met bevindingen omgaat.

TBQ is in 2019 gestart en komrt voort uit het programma De Zorg Brandveilig. De aanpak is dus ontstaan in een sector waar veel bewoners en patiënten zichzelf niet in veiligheid kunnen brengen. Als veiligheidscoördinator of facilitair manager bekijk je de resultaten tot op afdelingsniveau. In hetzelfde platform vind je ook Brandwijzer, waarmee het hoofd BHV of de facilitaire dienst risico’s integraal inschat, Ontruimcheck, die berekent hoeveel BHV’ers nodig zijn, en de Continuïteitscheck.

Er zijn veel apps waarmee je inspecties digitaal uitvoert. Je bouwt er een checklist in, loopt die af op een tablet, maakt foto’s en krijgt een rapport. Voor veel soorten inspecties is dat precies genoeg. Wil je alleen een papieren formulier vervangen, dan is zo’n app een goede keuze. Je kunt er elke lijst in zetten, ook een die niets met brand te maken heeft.

Het verschil zit in wat er na het invullen gebeurt. Een algemen inspectie-app digitaliseert de checklist: de uitkomst is een overzicht van wat wel en niet in orde is. De weging doe je zelf, met je eigen methode en in je eigen rapport. Brandcheck is voor brandveiligheid gemaakt. De vragenlijst ligt vast, het rekenmodel van TNO weegt de antwoorden en de uitkomst is een risicoclassificatie op basis van een model dat op het Bbl is afgestemd.

Dat heeft ook een keerzijde. Brandcheck richt zich op één onderwerp. Zoek je één app voor alle soorten inspecties in je organisatie, dan ligt een algemene app meer voor de hand. En je hebt kennis van brandveiligheid nodig om de vragen goed te beantwoorden.

Welke van de twee past, hangt af van je vraag. Wil je vastleggen dat een controle is uitgevoerd, dan volstaat een algemene app. Wil je weten welk gebrek het eerst moet worden aangepakt en welke maatregel het meeste oplevert, voor één gebouw of voor een hele voorraad, dan heb je software nodig die bevindingen op risico weegt.

Of Brandcheck bij je werk past, beoordeel je het best door de tool te zien. In een demo lopen we door de vragenlijst, de plattegrond met markers, de analyse en het dashboard. Je stelt je eigen vragen, bijvoorbeeld over het inrichten van locaties en gebouwen of over het uitnodigen van externe partijen.